La rencontre de fin d’emploi : Avec qui? Pourquoi? Comment?

La rencontre de fin d’emploi : Avec qui? Pourquoi? Comment?

Mauvaise nouvelle! Vous venez de recevoir une démission. Le départ d’un employé ou collaborateur peut être quelque chose d’émotif, de frustrant parfois décourageant. Nous devons recommencer un processus de recrutement, former un n0uvel employé, ré-investir dans une nouvelle personne. Est-ce que cela vaut vraiment la peine de « tourner le fer dans la plaie » et de faire une rencontre de fin d’emploi? La réponse est OUI.

Pourquoi faire une rencontre avec un employé qui nous quitte?

D’abord, parce qu’un employé est une source d’information précieuse sur votre façon de faire des affaires et de gérer votre personnel. Il est important de bâtir une relation et de poser vos questions d’une façon que l’employé sera à l’aise de répondre et ne se sentira pas menacé. Le changement d’emploi est un des éléments les plus stressants dans une vie, et ce n’est jamais évident de donner sa démission.

Est-ce que la porte de votre département de recrutement est comme une porte tournante, et les nouveaux candidats repartent aussi vite qu’ils entrent? Avez-vous de la difficulté à garder vos employés plus de un à deux ans? Êtes-vous devant le néant total lorsque vous réfléchissez aux raisons de départ des membre de votre équipe? Est-ce que c’est un de vos gestionnaires qui est problématique et a spécifiquement besoin de coaching?

Si vous avez répondu oui à l’une ou l’autre de ces questions, la rencontre de fin d’emploi est probablement une partie de la solution pour vous. Vous pourrez ainsi recueillir de l’information pertinente pour votre entreprise, et aussi améliorer vos pratiques de gestions.

Bien sûr, l’entrevue de fin d’emploi est un exercice d’humilité, il faut honnêtement mettre son ego de coté et développer son écoute.

Qui, dans nos employés, devons nous rencontrer?

Simple. Tous les employés qui quittent votre entreprise, que vous remerciez, ou que vous laissez partir par manque de travail. Personnellement, je ferais cette rencontre également avec le personnel temporaire que vous embauchez. Ces derniers peuvent vous donner leur opinion sur vos pratiques de façon honnête et aussi en comparaison aux autres mandats qu’ils ont effectué.

L’employé qui vous quitte a certainement ses raisons. Vous pouvez utiliser ces informations pour raffiner vos pratiques de gestion. La personne que vous laissez partir aimera probablement « vider son sac » et appréciera une écoute honnête. L’employé temporaire qui termine son mandat appréciera certainement vous partager ses impressions sur le déroulement de son mandat, ce qu’il a aimé et ce qui lui a posé des difficultés.

Je vous encourage donc à rencontrer tous les employés qui vous quittent ou que vous laissez partir, et ensuite à jauger de la qualité des informations obtenue au cours de cette rencontre.

Qui doit diriger la rencontre?

Si vous avez la chance d’avoir une personne dédiée aux RH dans votre entreprise, je vous conseille fortement de lui demander de faire cette entrevue. Cette personne est, de par sa profession, neutre et impartiale; ce qui fait d’elle votre meilleur choix pour conduire ce genre d’entrevue.

Si vous êtes en PME, et que vous n’avez pas le luxe d’avoir une personne dédiée aux RH, je vous conseille de demander à un gestionnaire d’une équipe différente de conduire l’entrevue. Par exemple : s’il s’agit d’une personne de l’équipe de comptabilité, vous pouvez demander à votre superviseur du service à la clientèle de faire cette rencontre. Le plus important c’est que l’employé se sente à l’aise de s’exprimer sans peur de représailles ou de mauvaises références.

Quand, et comment procéder à l’entrevue de départ?

Lorsqu’un membre de votre équipe vous quitte, je vous suggère d’attendre au lendemain de la remise de sa démission pour faire l’entrevue. La poussière sera quelque peu retombée, et l’échange sera beaucoup moins stressant pour tous.

Si vous devez faire une entrevue de fin d’emploi avec un membre de votre équipe que vous laissez partir, vous avez toujours la possibilité de lui donner le choix. Vous pouvez faire cette rencontre à chaud, et vous pouvez également lui offrir de faire cette rencontre dans quelques jours, selon ce avec quoi il se sent à l’aise.

L’intention doit être claire et honnête.

Le but de l’entrevue de fin d’emploi est de recueillir des informations pour vous améliorer comme entreprise et fournir un feedback à vos gestionnaires. Les questions que vous poserez doivent clairement refléter cette intention. Voici un exemple, non exhaustif, du type de questions que vous pouvez inclure dans votre grille d’entrevue.

  1. Qu’est-ce que vous aimiez le plus faire dans votre travail? Qu’est-ce que vous aimiez le moins? Pourquoi?
  2. Que pensez-vous de la façon dont votre gestionnaire gère les plaintes?
  3. Comment entrevoyez-vous le futur pour ABC entreprise inc.?
  4. Lorsque vous avez joint nos rangs, est-ce que la formation que vous avez reçue vous a été bénéfique?
  5. Pour quelle raison avez-vous débuté vos recherches d’emploi?
  6. Si vous pouviez discuter avec les exécutifs de ABC entreprise inc, quelles sont vos impressions à propos de l’entreprise?
  7. Quelle contribution pensez-vous avoir apporté à l’entreprise?
  8. Si vous faisiez partie de l’exécutif de l’entreprise, que changeriez-vous dans nos façons de faire?
  9. Recommanderiez-vous à votre réseau, vos amis de joindre notre entreprise? Pour quelles raisons?

La compilation des réponses à cette entrevue vous permettra de voir les lignes directrices, une tendance peut-être. Au fur et à mesure que les rencontres s’accumuleront, vous pourrez en tirer vos propres conclusions. Vous serez peut-être en mesure d’offrir du support à un de vos gestionnaires qui a un plus haut taux d’attrition. Ces informations sont précieuses, et vous permettront de vous améliorer comme organisation et de préserver votre main-d’oeuvre plus longtemps.

En conclusion…

La rencontre de fin d’emploi fait partie des meilleures pratiques en gestion des ressources humaines. Elle consomme beaucoup de temps, mais peut certainement vous faire sauver de l’argent et vous permettre de grandir comme gestionnaire et comme entreprise.

Cette pratique est simple à mettre en place et à administrer. Il suffit de préparer la grille d’entrevue et de s’assurer d’avoir la collaboration de tous les gestionnaires.

J’aimerais savoir, qui d’entre-vous utilise cette pratique et qu’en avez-vous appris?

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